Tokio Marine Canada Ltd. is committed to protecting the confidentiality and security of personal information we collect in accordance with applicable privacy laws. In this Privacy Policy we refer to Tokio Marine Canada Ltd. as “us,” “we,” or “our”.  We refer to any person whose personal information we collect in connection with a product or service we provide, or an application for such product or service, as “you” or “your”. This Privacy Policy applies to the personal information (“personal information”) that we collect, use or disclose in the course of our insurance business.

Personal information means information about an identifiable individual.

This Privacy Policy does not apply to information about our employees or to information that is not personal information.

We may update this Privacy Policy from time to time. The most current version will be posted on our website at You should periodically check our website for any changes to the Privacy Policy.


The type of personal information that we collect, and use depends upon the nature of your relationship with us, and may include the following types of information about you if that information is relevant to your relationship with us:

  • name, address, e-mail address, and telephone number;
  • date of birth, sex, family and marital status;
  • education and lifestyle information;
  • banking, credit, and financial information about you and about organizations in which you have an ownership interest;
  • social insurance number and drivers’ license number;
  • previous insurance and claims experience;
  • medical and health information; and
  • employment and income information.

We collect and use personal information for insurance purposes, including to:

  • review applications for insurance submitted to us for underwriting consideration;
  • verify information provided to us;
  • assess and underwrite risks;
  • rate, bind, issue and administer insurance policies;
  • investigate, adjust, process and pay insurance claims;
  • communicate with you;
  • analyze business results and compile statistics;
  • meet legal and regulatory requirements;
  • prevent and detect fraud or illegal activities; and
  • as may be required or permitted by law.

We may also collect your personal information even if we do not have a commercial relationship with you in the context of claims made against our insureds.

We identify the purposes for which personal information is collected before or at the time of collection, and we only collect personal information that is necessary for the purposes identified.  We will also restrict access to personal claims data (claimant or perpetrator) to a select group of senior individuals supporting the claims function.  Any hard copy documents with details of personal claims data will be scanned electronically and destroyed or stored in a locked storage cabinet with access limited to the aforementioned senior individuals.

Most of the personal information we collect is provided to us by an insured or its insurance broker or agent. We obtain personal information from applications or as otherwise submitted to us by an applicant, an insured, or their insurance broker or authorized representatives. We may also obtain personal information from other sources such as consumer reporting agencies; other institutions or information services providers; employers; other insurers or insurance industry sources and databases; and insurance adjusters and private investigators in connection with claims.


We may exchange personal information with:

  • our affiliates, reinsurers, other insurers and the insurance broker of the insured to whom the personal information relates;
  • third parties to detect and prevent fraud or illegal activities;
  • parties to whom you have provided consent to us sharing your personal information; and
  • parties with whom we are legally permitted to share such information.

We may exchange personal information with third party service providers who perform services on our behalf. For example, we may use service providers to perform services including adjusting claims, printing, mail and email distribution, information technology, data storage, administration, marketing, and claims processing and investigation. Our contracts with our service providers require that our service providers keep all personal information confidential and secure and have privacy policies and security standards with respect to personal information that are comparable to ours. Our service providers are only given the information they need to perform their designated functions, and they are not authorized to use or disclose personal information for their own purposes.


Personal information is collected, used and disclosed with the consent of the individual to whom the information relates, or as otherwise permitted by law.

You may withdraw your consent at any time, subject to legal or contractual restrictions and reasonable notice. You will be advised of the implications of such withdrawal, which may include the termination of a policy or the inability to process or defend you in a claim.


Personal information recorded in paper documents is securely stored in our offices in Canada or in secure off-site storage facilities.  Electronically recorded information is stored on computer systems maintained by us, our affiliates and our service providers.  Your personal information may be processed and stored in countries other than Canada, and may be accessible to the governments, courts or law enforcement or regulatory agencies of such countries.

We have adopted physical, organizational and technological security safeguards to protect personal information against unauthorized access, loss or theft that are appropriate to the sensitivity of the information. Our computer systems and the information stored in them are protected by electronic security systems. We restrict access to personal information to our employees, reinsurers, administrators and consultants who need to know the information to provide insurance products and related services. Our employees receive training on how to protect personal information and they are required to comply with this Privacy Policy and all applicable privacy laws.

We retain personal information only for as long as necessary to fulfill the purposes for which it was collected and to comply with our regulatory obligations and obligations under Applicable Law. When personal information is no longer necessary, we destroy, erase or anonymize such information. In view of the ongoing exposure to potential claims, where necessary, some of the personal information collected for insurance purposes may be kept indefinitely.


We try to ensure and maintain the accuracy of the personal information we collect and use. However, we rely on individuals who provide personal information to us to disclose material information to us and advise us of any changes. You may request the rectification of your personal information. Where individuals provide evidence that personal information we hold is incorrect, we will correct such information.


You may request to be informed of the existence, use and disclosure of personal information pertaining to you. Subject to satisfactory proof of identity, appropriate access will be provided to such information.

In certain situations, we may not be legally permitted to provide access to all personal information held with respect to you. For example, we cannot provide access to personal information relating to other people or personal information protected by legal privilege. Exceptions to the access requirement will be limited and specific, and we will provide you with the reason for denying access.



If you have any questions about this Privacy Policy or our privacy practices, or if you wish to request access, verification, rectification or erasure of your personal information or to remove your consent to the collection of your personal information or to make a complaint, please contact our Privacy Officer at:



When an individual visitor accesses our website, we may use a browser feature called a “cookie” to collect information on the visitor’s browsing actions and patterns. A cookie is a small text file containing a unique identification number that identifies the visitor’s browser. The cookies we use include:

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We do not sell the information collected by cookies, nor do we disclose the information to unrelated third parties, except where required by law (for example to government bodies and law enforcement agencies).

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In addition to the identified purposes described in this Privacy Policy, we may use this website information and share it with other organizations with whom we have a commercial relationship to measure the use of our website, to improve the functionality and content of the website and to facilitate usage by a visitor. Visitors can reset their browsers either to notify them when they have received a cookie or refuse to accept cookies. However, if a visitor refuses to accept cookies, he or she may not be able to use some of the features available on our website.


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We are subject to Canada’s Personal Information Protection and Electronic Documents Act (“PIPEDA”) and applicable provincial privacy laws. In the course of our activities insuring risks in Canada, we may collect personal information about our insureds’ EU resident directors, officers and employees and about other EU residents. Subject to PIPEDA, the laws of Canada and applicable provincial privacy laws, if you are an EU resident you may have the following additional rights, as provided by the General Data Protection Regulation (“GDPR”).


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Last updated 2/3/2023




Politique de confidentialité

Tokio Maritime Canada ltée s’engage à protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels qu’elle recueille, conformément aux lois applicables en matière de protection de la vie privée. Dans la présente politique de confidentialité, Tokio Maritime Canada ltée est désigné par les termes « nous », « notre » et « nos ». Toute personne dont nous recueillons les renseignements personnels en rapport avec les produits et services que nous offrons, ou avec toute demande à leur égard, est désignée aux présentes par les termes « vous », « votre » et « vos ». La présente politique de confidentialité s’applique aux renseignements personnels (« renseignements personnels ») que nous recueillons, utilisons ou divulguons dans le cadre de nos activités d’assurance.

Les renseignements personnels sont des renseignements concernant une personne identifiable.

La présente politique de confidentialité ne s’applique pas aux renseignements sur nos employés ou aux renseignements qui ne sont pas des renseignements personnels.

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité de temps à autre. La version la plus récente sera publiée sur notre site Web au Nous vous invitons à consulter régulièrement notre site Web pour prendre connaissance de toute modification de la présente politique de confidentialité.



Le type de renseignements personnels que nous recueillons et utilisons dépend de la nature de votre relation avec nous, et peut comprendre les types de renseignements suivants vous concernant lorsque de tels renseignements s’avèrent pertinents dans le cadre de notre relation commerciale avec vous:


  • nom, adresse, adresse courriel et numéro de téléphone;
  • date de naissance, sexe, situation familiale et conjugale;
  • éducation et mode de vie;
  • informations bancaires, de crédit et financières vous concernant et concernant les organisations dans lesquelles vous avez des intérêts;
  • numéro d’assurance sociale et numéro de permis de conduire;
  • expérience antérieure en matière d’assurance et de réclamations;
  • informations médicales et sur la santé;
  • informations sur l’emploi et les revenus.


 Nous recueillons et utilisons les renseignements personnels à des fins d’assurance, notamment pour :


  • examiner les propositions d’assurance qui nous sont soumises aux fins de souscription;
  • vérifier les renseignements qui nous sont fournis;
  • évaluer et prendre en charge des risques;
  • tarifer, accorder, émettre et administrer les polices d’assurance;
  • enquêter, régler, traiter et payer les réclamations d’assurance;
  • communiquer avec vous;
  • analyser les résultats commerciaux et compiler des statistiques;
  • répondre aux exigences légales et réglementaires;
  • prévenir et détecter les fraudes ou les activités illégales; et
  • respecter ou appliquer toute loi en vigueur.


Nous pouvons également recueillir des renseignements personnels sur vous malgré que vous n’entretenez pas de relation commerciale avec nous dans le cadre des réclamations présentées contre nos assurés.

Nous définissons les objectifs pour lesquels les renseignements personnels sont recueillis avant ou au moment de la collecte, et nous ne recueillons que les renseignements personnels nécessaires aux objectifs définis. Nous limitons également l’accès aux données personnelles relatives aux réclamations (demandeurs et auteurs) à un groupe restreint de cadres supérieurs qui assurent la gestion des réclamations. Tous les documents sur papier contenant des détails sur les données relatives aux réclamations sont numérisés électroniquement et détruits ou stockés dans une armoire de stockage verrouillée dont l’accès sera limité aux cadres supérieurs susmentionnés.

La plupart des renseignements personnels que nous recueillons nous sont fournis par un assuré ou son courtier ou agent d’assurance. Nous obtenons des renseignements personnels à partir des demandes ou tels qu’ils nous sont autrement soumis par un demandeur, un assuré, leur courtier d’assurance ou leurs représentants autorisés. Nous pouvons également recueillir des renseignements personnels auprès d’autres sources telles que des agences de renseignements sur les consommateurs, d’autres institutions ou fournisseurs de services d’information, des employeurs ou d’autres assureurs, ou à partir de sources et de bases de données du secteur de l’assurance, de même qu’auprès d’experts en sinistres et d’enquêteurs privés dans le cadre de réclamations.



Nous pouvons échanger des renseignements personnels avec :


  • nos sociétés affiliées, nos réassureurs, d’autres assureurs et le courtier d’assurance de l’assuré concerné par les renseignements personnels;
  • des tierces parties pour détecter et prévenir la fraude ou les activités illégales;
  • les parties auxquelles vous avez donné votre accord nous autorisant à partager vos renseignements personnels; et
  • les parties avec lesquelles nous sommes légalement autorisés à partager ces renseignements.

Nous pouvons échanger des renseignements personnels avec des fournisseurs de services tiers qui offrent des services en notre nom, notamment des services de règlement des sinistres, d’impression, de distribution de courrier et de courriel, de technologie de l’information, de stockage de données, d’administration, de marketing, de traitement des réclamations et d’enquêtes. Les contrats que nous passons avec nos fournisseurs de services exigent que ces derniers assurent la confidentialité et la sécurité de tous les renseignements personnels, et qu’ils disposent de politiques de confidentialité et de normes de sécurité en matière de renseignements personnels comparables aux nôtres. Nos fournisseurs de services ne reçoivent que les renseignements dont ils ont besoin pour remplir leurs fonctions désignées, et ils ne sont pas autorisés à utiliser ou à divulguer des renseignements personnels à leurs propres fins.



Les renseignements personnels sont recueillis, utilisés et divulgués avec le consentement de la personne concernée, ou dans la mesure permise par la loi.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable. Vous serez informé des conséquences d’un tel retrait, pouvant comprendre la résiliation d’une police ou l’impossibilité de traiter ou de vous défendre en cas de réclamation.



Les renseignements personnels enregistrés dans des documents papier sont conservés en toute sécurité

dans nos bureaux au Canada ou dans des installations de stockage sécurisées hors site. Les renseignements enregistrés électroniquement sont stockés dans des systèmes informatiques que nous administrons ou qui sont administrés par nos sociétés affiliées et nos fournisseurs de services. Vos renseignements personnels peuvent être traités et stockés dans des pays autres que le Canada, et peuvent être accessibles aux gouvernements, aux tribunaux ou aux organismes d’application de la loi ou de réglementation de ces pays.


Nous avons adopté des mesures de sécurité physiques, organisationnelles et technologiques pour protéger les renseignements personnels contre l’accès non autorisé, la perte ou le vol, qui sont adaptées à la sensibilité des renseignements. Nos systèmes informatiques et les renseignements qui y sont stockés sont protégés par des systèmes de sécurité électroniques. Nous limitons l’accès aux renseignements personnels à nos employés, réassureurs, administrateurs et consultants qui ont besoin de connaître ces renseignements pour offrir des produits d’assurance et des services connexes. Nos employés reçoivent une formation sur la façon de protéger les renseignements personnels, et ils sont tenus de se conformer à la présente politique de confidentialité et à toutes les lois applicables en la matière.

Nous ne conservons les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels ils ont été recueillis, et pour nous conformer à nos obligations réglementaires et aux obligations découlant du droit applicable. Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, nous les détruisons, les effaçons ou les anonymisons. Compte tenu de l’exposition permanente à d’éventuelles réclamations, au besoin, certains des renseignements personnels recueillis à des fins d’assurance peuvent être conservés indéfiniment.


Nous nous efforçons de garantir et de maintenir l’exactitude des renseignements personnels que nous recueillons et utilisons. Nous nous fions toutefois aux personnes qui nous fournissent des renseignements personnels pour nous divulguer tout renseignement important et nous informer de tout changement. Vous pouvez demander la rectification de vos renseignements personnels. Lorsque la preuve nous est apportée que certains renseignements personnels à notre disposition sont inexacts, nous les corrigeons.


Vous pouvez demander à être informé de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation des renseignements personnels vous concernant. Sous réserve d’une preuve d’identité satisfaisante, vous pourrez consulter ces renseignements.

Dans certaines situations, il se peut que nous ne soyons pas légalement autorisés à vous donner accès à tous les renseignements personnels qui vous concernent, par exemple lorsque les renseignements personnels concernent d’autres personnes ou lorsqu’ils sont protégés par un privilège juridique. Les exceptions à l’obligation d’accès seront limitées et spécifiques, et nous vous fournirons la raison de tout refus d’accès.


Vous avez le droit de demander la suppression de vos renseignements personnels dans certaines circonstances. Ceux-ci ne peuvent être effacés que si vos renseignements personnels ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, et si nous n’avons pas d’autre motif légal justifiant l’utilisation de ces renseignements personnels.



Si vous avez des questions sur la présente politique de confidentialité ou sur nos pratiques en matière de confidentialité ou si vous désirez demander l’accès, la vérification, la rectification ou la suppression de vos renseignements personnels ou retirer votre consentement à la collection de vos renseignements personnels ou porter une plainte, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels à



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